5 วิธีการบริหารคลังสินค้าให้เป็นระเบียบ

คลังสินค้าคืออาคารหรือพื้นที่ที่ใช้เพื่อการจัดเก็บสินค้าประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าทางการเกษตร อาหาร สินค้าอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องอุปโภคบริโภค เฟอร์นิเจอร์ หรือเครื่องมือเครื่องจักรชนิดต่าง ๆ ซึ่งขนาดของคลังสินค้าจำเป็นต้องกว้างขวางเพียงพอเพื่อให้สามารถจัดเก็บสินค้าทั้งหมดได้ และเพื่อการนำสินค้าเข้าออกได้อย่างเป็นระบบ โดยจำเป็นต้องมีพื้นที่สำหรับการเคลื่อนย้ายและขนส่งไปยังรถบรรทุกสินค้าด้วย นอกจากนี้คลังสินค้าบ้างชนิดยังจำเป็นต้องมีการควบคุม หรือสภาพแวดล้อมเพื่อให้เหมาะสมกับประเภทของสินค้า เช่น สินค้าดอกไม้สดก็จำเป็นต้องควบคุมอุณหภูมิให้สามารถรักษาความสวยงามของดอกไม้ให้ยาวนาน หรือในกรณีของอาหารแช่แข็งก็จำเป็นต้องควบคุมอุณหภูมิให้ติดลบอยู่ตลอดเวลาเพื่อป้องกันอาหารละลาย สิ่งเหล่านี้ทำให้การจัดการและบริหารคลังสินค้ามีความสำคัญเป็นอย่างมาก ร้านไทยจราจรขอแนะนำวิธีบริหารคลังสินค้า 5 ประการที่จำเป็นตามรายละเอียดต่อไปนี้

1. การเตรียมพื้นที่ของคลังสินค้าให้เพียงพอ เป็นการออกแบบคลังด้วยการคำนวณความต้องการในการใช้พื้นที่จัดเก็บสินค้า เพื่อให้สามารถจัดสรรพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด โดยไม่เกิดเนื้อที่เสียเปล่า ปัจจัยที่ใช้ในการคำนวณพื้นที่เก็บสินค้าที่ต้องการคือปริมาณของสินค้าที่จะต้องการจัดเก็บ อาจพิจารณาจากเป้าหมายของยอดขายทั้งหมดเอาไว้ และอาจต้องพิจารณาถึงโอกาสการเปลี่ยนแปลงในอนาคตด้วย ลักษณะเฉพาะของสินค้าที่ต้องการจัดเก็บอย่างการควบคุมอุณหภูมิที่จะต้องมีพื้นที่สำหรับอุปกรณ์ปรับอากาศเพิ่มเติมด้วย อุปกรณ์สำหรับใช้ลำเลียงขนถ่ายอย่างรถโฟล์คลิฟต์ ซึ่งนอกจากตัวรถแล้วยังต้องมีอุปกรณ์ควบคุมการเคลื่อนที่ของรถอย่างยางชะลอความเร็ว หรือที่วางพาเลตสินค้า เป็นต้น และการออกแบบคลังสินค้ายังต้องพิจารณาลักษณะวิธีการเก็บเพื่อรักษาสินค้า เพราะสินค้าบางรายการก็บอบบางจนไม่สามารถวางซ้อนกันได้ เป็นต้น
2. การเตรียมระบบลำเลียงสินค้า นอกจากพื้นที่ในการจัดเก็บจะมีความสำคัญต่อคลังสินค้าแล้วอุปกรณ์และระบบในการลำเลียงสินค้า เพื่อความรวดเร็วในการจัดเก็บและจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้า ซึ่งระบบลำเลียงที่เหมาะสมนั้นต้องเริ่มพิจารณาตั้งแต่ขนาดและชนิดของสินค้า หากสินค้ามีขนาดใหญ่อย่างเฟอร์นิเจอร์ก็จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์เคลื่อนย้ายขนาดใหญ่อย่างรถโฟล์คลิฟต์ แต่หากเป็นสินค้าขนาดเล็กอย่างอุปกรณ์มือถือก็ใช้เพียงรถเข็นอเนกประสงค์ก็เพียงพอแล้ว ซึ่งอุปกรณ์ลำเลียงทั้ง 2 ชนิดนั้นก็ใช้พื้นที่ในการลำเลียงที่แตกต่างกันด้วย
3. การเตรียมระบบคัดแยกประเภทสินค้า การแยกประเภทสินค้าจำเป็นต่อการค้นหาสินค้าเพื่อจัดส่ง และเพิ่มความรวดเร็วในการจัดเก็บสินค้าด้วย ซึ่งการแยกประเภทสินค้าต้องเริ่มตั้งแต่การกำหนดพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้าประเภทต่าง ๆ แล้วจึงบ่งชี้ประเภทของสินค้าโดยการใช้รหัสสินค้า ติดป้าย Label หรือ การนำระบบ Barcode มาใช้กับสินค้าทุกชิ้น ซึ่งในปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วยควบคุมให้ทราบด้วยว่ารายการสินค้าที่จัดเก็บภายในคลังสินค้านั้นมีอยู่เป็นจำนวนเท่าใด ใกล้วันหมดอายุหรือไม่ หรือจำเป็นต้องจัดหามาเพิ่มเติมเพื่อให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้าหรือไม่ นับว่าเป็นการเพิ่มความสะดวกให้การบริหารคลังสินค้ามีความคล่องตัวมากขึ้น สามารถตอบสนองกับความต้องการของลูกค้าได้ทันทีอีกด้วย
4. การเตรียมบุคลากรที่จะปฏิบัติงานภายในคลังสินค้า บุคลากรผู้ปฏิบัติงานภายในคลังสินค้านับว่ามีส่วนสำคัญต่อการบริหารจัดการภายในคลังสินค้าเป็นอย่างมาก เพราะไม่ว่าคลังสินค้าจะได้รับการออกแบบหรือเตรียมระบบการจัดการที่ดีเพียงใดก็ตาม หากพนักงานผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถทำงานได้อย่างถูกต้องก็จะส่งผลให้การบริหารคลังสินค้าไม่สามารถประสบความสำเร็จได้ การเตรียมบุคลลากรปฏิบัติงานสำหรับคลังสินค้านั้นจำเป็นจะต้องมีรายละเอียดต่อไปนี้ คือ กำหนดเป้าหมายในการจัดการคลังสินค้าเช่นการตั้งเป้าหมายว่าจะต้องไม่มีการจัดเก็บสินค้าใดผิดประเภทเลย วิธีการดำเนินการภายในคลังสินค้ามีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ใดเกี่ยวข้องบ้าง การพิจารณาให้คำแนะนำวิธีการทำงานที่ถูกต้องให้ผู้ปฏิบัติงานทราบอยู่เสมอ เลือกวิธีในการสื่อสารกับผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งควรทำอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพราะงานภายในคลังสินค้ามีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลามีสินค้าเคลื่อนย้ายเข้าออกทุกวัน การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก โดยอาจใช้วิธีการติดตามความคืบหน้า เพื่อประเมินผลและให้คำแนะนำ หากพบรายละเอียดที่ต้องทำการแก้ไข พิจารณาค้นหาสาเหตุของข้อผิดพลาด และติดตามผลการปฏิบัติงานเพื่อประเมินผลอีกครั้ง กรณีนำอุปกรณ์ใหม่ ๆ อย่างเข็มขัดพยุงหลังมาใช้เพื่อความปลอดภัยของพนักงานก็จำเป็นต้องอธิบายวิธีใช้และความสำคัญของอุปกรณ์เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานใช้อุปกรณ์ป้องกันอย่างเคร่งครัด หรือหากมีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ ๆ มาใช้ก็ต้องสอนวิธีใช้จนแน่ใจว่าพนักงานสามารถนำโปรแกรมไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. การติดตามผลและจัดระเบียบภายในคลังสินค้าอยู่เสมอ เมื่อวางระบบ จัดเตรียมพื้นที่และบุคลากรผู้ปฏิบัติงานแล้ว จำเป็นต้องมีการติดตามผลการดำเนินงานต่าง ๆ ภายในคลังสินค้าอย่างสม่ำเสมอด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดเก็บสินค้าและอุปกรณ์ต่าง ๆ ภายในคลังสินค้าจะมีระบบระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน รวมไปถึงการจัดระเบียบข้าวของต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ อาจนำแผงกั้นจราจรมาใช้แบ่งพื้นที่ในคลังสินค้าให้ชัดเจนขึ้นได้

การบริหารในคลังที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้เจ้าของสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดี ทั้งค่าแรงในการจัดการสิ่งของต่างภายในคลังสินค้าที่ลดลงเพราะใช้เวลาทำงานลดลง คุณภาพสินค้าที่จะคงที่สม่ำเสมอจนกว่าจะถึงมือลูกค้า และยังรวมไปถึงค่าพลังงานเชื้อเพลิงที่ลดลงด้วยระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพ และยังไม่เกิดการสูญเสียพื้นที่โดยไม่จำเป็น ร้านไทยจราจรขอแนะนำว่าการบริหารคลังสินค้าที่ดีจึงมีประโยชน์ และสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างมหาศาลเลยทีเดียว